Praktyka przechowywania kserokopii prawa jazdy – akta osobowe pracowników. Podstawa przechowywania w aktach osobowych: § 6 ust. 2 pkt. 1 w zw. z § 1 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia o aktach osobowych oraz Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r.
Rozdział 1. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej Od 1 stycznia2019 r. pracodawca ma wybór, czy gromadzić dokumenty związane ze stosunkiem pracy i akta osobowe w formie papierowej czy elektronicznej. Ponadto obowiązek ich archiwizacji został skrócony z 50 do 10 lat, ale nie w przypadku wszystkich pracowników. Dlatego pracodawca jest zobligowany do przekazywania raportów informacyjnych do ZUS, jeśli będzie chciał skorzystać z krótszego okresu przechowywania dokumentacji w stosunku do pracowników zatrudnionych w czasie przypadającym od 1 stycznia1999 r. do 31 grudnia2018 r. Ponadto 10 grudnia2018 r. zostało wydane rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie o dokumentacji), które zaczęło obowiązywać 1 stycznia2019 r. ( z 2018 r. poz. 2369). Zastąpiło ono rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji). Zmieniło ono zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej Na dokumentację pracowniczą składają się: 1) dokumenty osobowe, do których zaliczamy: a) akta osobowe pracownika ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane (tzw. teczka personalna), które od 1 stycznia2019 r. zyskały czteroczęściowy kształt (do 31 grudnia2018 r. były podzielone na trzy części) i zmieniły zawartość, choć listy dokumentów przypisane do poszczególnych części zachowały swój otwarty charakter (patrz tabela 1. Układ akt osobowych) - rozporządzenie o dokumentacji nie zawiera pomocniczych wzorów dokumentów związanych ze stosunkiem pracy ( kwestionariuszy osobowych, umowy o pracę czy oświadczenia o wypowiedzeniu) - ich pomocnicze wersje opracował resort pracy i zamieścił na swojej stronie internetowej, b) ewidencje, kartoteki, rejestry oraz wykazy (patrz tabela 2. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy od 1 stycznia2019 r. oraz tabela 3. Pozostałe dokumenty wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej); 2) dokumenty płacowe - imienne karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą dla każdego pracownika osobno. Akta osobowe w zmienionym kształcie Pracodawca prowadzący od 1 stycznia2019 r. akta osobowe w wersji papierowej - tak jak przed tą datą - powinien umieszczać w poszczególnych ich częściach odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata do pracy lub pracownika, poświadczone za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez niego. Forma elektroniczna dokumentacji pracowniczej wymaga innych zabiegów - umieszczania odwzorowań cyfrowych dokumentów papierowych, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym (dalej: e-podpis) lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (dalej: e-pieczęć) pracodawcy, potwierdzających zgodność pliku elektronicznego z dokumentem papierowym. Bez względu na formę prowadzenia akt osobowych oświadczenia i dokumenty mają być gromadzone w każdej z ich części w porządku chronologicznym i numerowane. Jeśli będą powiązane tematycznie, mogą być przechowywane w podkatalogach z odpowiednią numeracją: A1, B1, C1, D1 (tylko w stosunku do konkretnej kary) i kolejne. W razie usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu trzeba będzie usunąć całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym dokumentom w części D nadać następujące po sobie numery. Należy ponadto zauważyć, że dokumenty zawierające dane osobowe, których przekazania nie przewidują aktualne regulacje, mogą być nadal przechowywane w aktach osobowych, jeżeli zostały pozyskane w zgodzie z przepisami obowiązującymi w chwili ich gromadzenia. Na ich przetwarzanie pracodawca powinien mieć jednak zgody pracowników, jeśli będzie ono dotyczyć danych wykraczających poza dozwolone przepisami wykazy oraz innych celów niż te, dla których dane zostały przekazane przez pracowników. W razie przejścia części lub całości zakładu pracy w trybie art. 231 lub następstwa prawnego w stosunkach pracy powstałego na podstawie innych przepisów dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (§ 7 rozporządzenia o dokumentacji). Tabela 1. Układ akt osobowych Część A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badan´ lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Część B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika Część C - oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy Część D - odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu 1 2 3 4 Brak wykazu dokumentów zamieszczanych w tej części - według uzasadnienia do rozporządzenia o dokumentacji zrezygnowano z tego, ponieważ pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy i pracownika przedstawienia tylko danych osobowych wymienionych w Kodeksie pracy i odrębnych przepisach, a innych - wyłącznie za zgodą tych osób. Jest to konsekwencją bardziej rygorystycznych zasad dotyczących ochrony danych osobowych, wprowadzonych 25 maja 2018 r. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy Oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę Brak oficjalnego szczegółowego wykazu dokumentów zamieszczanych w tej części Umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy Zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie wskazał zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę Dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych Kopia wydanego świadectwa pracy Potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: - z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym - z przepisami oraz zasadami bhp (art. 2374 § 3 - z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji Potwierdzenie poinformowania pracownika: - o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291§ 4 - o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 - o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony ją zawarły (art. 1012 § 1 Potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy, lub zmiany tych warunków w innym trybie Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub ze zdobywaniem albo uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych Dokumenty dotyczące przyznania pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Dokumenty dotyczące ubiegania się i korzystania przez pracownika z urlopów: macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego lub wychowawczego Dokumenty dotyczące łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Dokumenty dotyczące obniżenia wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Dokumenty dotyczące udzielania urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące: - wstępnych badan´ lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 - okresowych i kontrolnych badan´ lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do inspektora (art. 1517 § 6 Dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania Dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy Dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy Na dokumentację pracowniczą od 1 stycznia2019 r. - zgodnie z § 6 rozporządzenia o dokumentacji - składają się także: · dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy, · dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, · karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą (wraz z wnioskiem pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych) oraz · karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Do powyższej listy należy również dołączyć ewidencje, wykazy i rejestry, których obowiązek posiadania wynika z innych przepisów niż rozporządzenie o dokumentacji - patrz tabela 3. Tabela 2. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy Karta czasu pracy Wnioski pracownika Dokumenty różne Zgoda 1 2 3 4 Liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy O udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych Związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Liczba godzin przepracowanych w porze nocnej W sprawie ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Dotyczące uzgodnienia z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (art. 1513 Pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Liczba godzin nadliczbowych O ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Dotyczące wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy Dni wolne od pracy - z oznaczeniem tytułu ich udzielenia O stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Liczba godzin dyżuru oraz godzina jego rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia O stosowanie systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy O stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego O stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Tabela 3. Pozostałe dokumenty wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej Ewidencje Rejestry Wykazy 1 2 3 Ewidencja pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych (art. 41 ust. 4 pkt 2 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych - z 2018 r. poz. 1924 ze zm.) Rejestr wypadków przy pracy (art. 234 § 3 Wykaz prac lekkich wykonywanych przez młodocianych (art. 2001 § 3 Ewidencja pracowników młodocianych (art. 193 Rejestr przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby (art. 235 § 4 Wykaz prac wykonywanych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia oraz prac monotonnych lub wykonywanych w ustalonym z góry tempie (art. 145 § 2 Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy (art. 227 ust. 2 i § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy - Nr 33, poz. 166 ze zm.) Wykaz prac szczególnie niebezpiecznych albo związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym (art. 1517 § 4 Rejestr prac wykonywanych w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, w warunkach narażenia na działanie szkodliwych czynników biologicznych; pracodawca powinien również prowadzić rejestr pracowników zatrudnionych przy ww. pracach (art. 222 § 2 i art. 2221 § 2 Wykaz stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (art. 41 ust. 4 pkt 1 ustawy o emeryturach pomostowych) Wykaz prac wykonywanych przez co najmniej dwie osoby (art. 225 § 2 Wykaz pracowników odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy oraz wykonywanie działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników (art. 2091 § 1 Przepisy przejściowe Dokumentację pracowniczą zgodną z wprowadzonymi w 2019 r. przepisami pracodawca musi prowadzić dla osób, z którymi nawiązuje stosunki pracy od 1 stycznia2019 r. (§ 19 rozporządzenia o dokumentacji). W stosunku do dokumentacji osób pozostających w stosunkach pracy tego dnia, ale zgromadzonej przed tą datą, również może, choć nie musi, zastosować nową strukturę (§ 21 rozporządzenia o dokumentacji). Ma bowiem prawo przechowywać te dokumenty (w tym karty ewidencji czasu pracy) w kształcie zgodnym z rozporządzeniem w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji. Jednak dokumenty gromadzone od 1 stycznia2019 r. musi utrzymywać już w porządku przewidzianym nowym rozporządzeniem (§ 20 rozporządzenia o dokumentacji). UWAGA! Wprowadzone od 1 stycznia 2019 r. zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej należy stosować do osób, z którymi zostały nawiązane stosunki pracy od tego dnia i później. Formy dokumentacji pracowniczej oraz ich zmiana Od 1 stycznia2019 r. pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w jednej z dwóch wersji - papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a Obie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej są równoważne. Dzięki temu pracodawca nie musi się obawiać zmiany swojej decyzji w tym zakresie, do czego będzie miał zawsze prawo (art. 948 § 1 Co ważne, może przejść z jednej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej na drugą bez względu na to, czy zatrudnił pracowników przed, czy od 1 stycznia2019 r. Poniżej opisujemy krok po kroku, jak zmienić formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Krok 1. Zeskanuj lub wydrukuj dokumenty Jeśli pracodawca zdecyduje o przejściu z papierowej formy dokumentacji na elektroniczną, musi sporządzić odwzorowanie cyfrowe każdego oryginału dokumentu, czyli przede wszystkim je zeskanować. Może też zastosować inne sposoby digitalizacji, dostępne obecnie i mogące powstać w przyszłości. Odwzorowaniem cyfrowym jest bowiem dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru (§ 2 pkt 6 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych). Odwzorowanie cyfrowe (także skan) musi spełniać minimalne wymagania techniczne, które zostały zapisane w załączniku do rozporządzenia o dokumentacji. Chodzi o rozdzielczość e-dokumentu (np. 200 dpi przy formacie A4 tekstu czarno-białego) i minimalną ilość bitów na piksel (np. 1 piksel przy formacie A4 tekstu czarno-białego), przy czym dopuszcza się korzystanie z automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF, jeśli nie ma widocznego pogorszenia jakości obrazu. Odwzorowanie cyfrowe ma być bowiem sporządzone z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej (§ 12 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji). Zamiana dokumentacji cyfrowej na dokumentację papierową wymaga dokonania wydruku wszystkich zgromadzonych e-dokumentów. PRZYKŁAD 1 Do końca 2021 r. pracodawca prowadził dokumentację pracowniczą w formie papierowej, ale jednocześnie, na własny użytek (łatwiejsze wyszukiwanie danych) - jej zdigitalizowaną wersję. Od 1 stycznia2022 r. zdecydował o pozostaniu wyłącznie przy wersji elektronicznej. Aby to uczynić, musi - po pierwsze - sprawdzić, czy ma cyfrową wersję każdego dokumentu osobowego i płacowego dla każdego pracownika. Po drugie, musi przygotować skan (lub inną formę odwzorowania cyfrowego) każdego brakującego dokumentu. Jeśli w przyszłości chciałby powrócić do wersji papierowej, jego obowiązkiem będzie dokonanie wydruku każdego e-dokumentu znajdującego się w dokumentacji obecnych i byłych pracowników. Krok. 2. Podpisz przygotowane e-dokumenty lub wydruki Pracodawca lub upoważniona przez niego osoba musi następnie opatrzyć każde odwzorowanie cyfrowe (np. skan) dokumentów z papierowej dokumentacji pracowniczej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (art. 948 § 2 W ten sposób następuje potwierdzenie zgodności e-dokumentu z jego papierowym oryginałem. Taki e-podpis ma bowiem moc własnoręcznego podpisu, a e-pieczęć potwierdza autentyczność danych (motyw 49 preambuły oraz art. 25 ust. 2 i art. 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, dalej: eIDAS). Należy przy tym zauważyć, że kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zaawansowany podpis elektroniczny. Jest on składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Natomiast kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną jest zaawansowana pieczęć elektroniczna, złożona za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci elektronicznej i opierająca się na kwalifikowanym certyfikacie (art. 3 pkt 12 i pkt 27 eIDAS). Te urządzenia instruują, jak należy złożyć podpis/przystawić pieczęć i jednocześnie zapewniają podpisującemu pełną kontrolę (motyw 51 preambuły, art. 3 pkt 23 i pkt 32 eIDAS). W razie przechodzenia z cyfrowego na papierowy wariant dokumentacji pracowniczej przygotowane wydruki muszą zostać podpisane własnoręcznie przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, aby potwierdzić zgodność z dokumentami elektronicznymi. Krok 3. Poinformuj obecnych i byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji Pracodawca musi zawiadomić o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów, a także możliwości ich odebrania w dotychczasowej postaci zarówno obecnych, jak i byłych pracowników. Tym pierwszym przekazuje informację w sposób u niego przyjęty, a byłym pracownikom wysyła ją na papierze albo elektronicznie, przy czym w tym przypadku treść zawiadomienia powinna się ograniczyć do możliwości odbioru dokumentacji i wskazania 30-dniowego terminu (liczonego od dnia zawiadomienia) na dokonanie tej czynności. W każdym przypadku powinien uzyskać pokwitowanie odbierającego (§ 15 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji). Pracodawca ma doręczyć informację lub zawiadomienie osobiście albo za pośrednictwem operatora pocztowego, osoby upoważnionej lub środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia (§ 15 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji). W razie niemożności doręczenia przesyłki przez operatora zadziała zasada podwójnego awizowania. Oznacza to, że najpierw operator pozostawi wiadomość o możliwości odbioru przesyłki (awizo) w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej. Natomiast gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Jeżeli przesyłka nie zostanie podjęta w tym terminie, wówczas operator zostawia drugie awizo z terminem odbioru nie dłuższym niż 14 dni od pozostawienia pierwszej wiadomości. Z upływem ostatniego dnia tego terminu pracodawca może uznać przesyłkę za doręczoną, a informację albo zawiadomienie włączyć odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika (§ 15 ust. 3-5 rozporządzenia o dokumentacji). Powyższe zasady dotyczące domniemania doręczenia awizowanej przesyłki pocztowej zostały zawieszone od 18 kwietnia2020 r. Zgodnie z przepisami obowiązującymi w czasie pandemii COVID-19 nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego, których termin odbioru określony w awizo przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania tych stanów oraz w ciągu 14 dni po ich zniesieniu. Wzór 1. Informacja o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej Krok 4. Wydaj dokumentację w dotychczasowej formie pracownikom, którzy tego zażądają Każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się w wyznaczonym 30-dniowym terminie po odbiór dokumentacji przed zmianą jej formy, pracodawca będzie musiał ją wydać. Ten sam obowiązek będzie miał wobec członków rodziny zmarłego (w tym byłego) pracownika, którzy udokumentują swoje uprawnienie do odbioru, tj.: · dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobionych, · przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuków, rodzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, · małżonka (wdowy i wdowca), · rodziców, w tym ojczyma i macochy oraz osób przysposabiających. Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej ma następować osobiście i za pokwitowaniem - w formie, w jakiej była przechowywana (§ 16 ust. 3 i § 17 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji). W ten sam sposób powinna być odbierana e-dokumentacja, którą pracodawca wydaje na nośniku danych, wcześniej uporządkowana zgodnie z wymogami dotyczącymi przenoszenia danych między systemami teleinformatycznymi określonymi w rozdziale 4 rozporządzenia o dokumentacji. Jeśli natomiast pracodawca będzie wydawał e-dokumentację za pomocą środków komunikacji elektronicznej, musi najpierw jednoznacznie zidentyfikować osobę odbierającą, a następnie uzyskać potwierdzenie doręczenia (§ 16 ust. 4 i § 17 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji). PRZYKŁAD 2 Pracodawca prowadził dokumentację pracowniczą zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, ale od 1 stycznia2022 r. zdecydował się wyłącznie na wersję cyfrową. W związku z tym wysłał do obecnych i byłych pracowników oraz członków rodziny zmarłego pracownika informacje o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów na elektroniczną, a także o możliwości ich odebrania w dotychczasowej papierowej postaci do 31 stycznia2022 r. To oznacza, że każdej z tych osób, które zgłoszą się po odbiór dokumentacji, będzie musiał wydać dokumenty w takiej formie, w jakiej je przechowywał. Upływ terminu wydania dokumentacji w konkretnym przypadku zależy od terminu doręczenia zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji. Krok 5. Zniszcz nieodebraną dokumentację Jeśli dokumentacja pracownicza w poprzedniej formie nie zostanie odebrana w wyznaczonym terminie, wówczas pracodawca będzie mógł ją zniszczyć (art. 9410 PRZYKŁAD 3 Kontynuując poprzedni przykład - pracodawca będzie miał prawo zniszczyć papierową wersję dokumentacji pracowniczej nawet w dzień po upływie terminu dla danego obecnego lub byłego pracownika. Jeśli będzie przeprowadzał tę czynność później i zgłosi się osoba uprawniona do odbioru dokumentów, nic nie będzie stało na przeszkodzie, aby pracodawca wydał je tej osobie. Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej Z wyborem formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest ściśle powiązany sposób jej przechowywania. Artykuł 94 pkt 9b określa wymagania w tym obszarze. Nakazuje pracodawcy w odniesieniu do dokumentacji zagwarantowanie: · poufności, tj. ograniczenia dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych, · integralności, tj. zachowania spójnej struktury dokumentacji pracowniczej, tak aby każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawiała trwały ślad, · kompletności, tj. utrzymywania poszczególnych dokumentów w całości w jednej wybranej przez siebie formie dokumentacji pracowniczej, · dostępności, tj. prowadzenia i przechowywania na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Uszczegółowienie tych zasad nastąpiło w rozporządzeniu o dokumentacji w podziale na dokumentację w formie papierowej i elektronicznej. Przechowywanie dokumentacji w formie papierowej Jeśli pracodawca prowadzi od 1 stycznia2019 r. dokumentację pracowniczą w formie papierowej, jego obowiązkiem jest zabezpieczenie jej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Przede wszystkim musi zapewnić w pomieszczeniu przechowywania dokumentacji odpowiednią wilgotność i temperaturę (§ 8 rozporządzenia o dokumentacji). Takie zasady należy stosować do dokumentacji wszystkich pracowników aktualnie pozostających w stosunkach pracy, a wobec byłych pracowników należało je wdrożyć najdalej do 1 stycznia2020 r. (§ 22 rozporządzenia o dokumentacji). Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej Gdy pracodawca zdecydował od 1 stycznia2019 r. o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, musi używać systemu teleinformatycznego, który zapewni: · zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, · integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian (wyjątek: zmiany wprowadzane w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur), · stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, ich identyfikację oraz rejestrowanie dokonywanych przez nich zmian, · skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, · wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo jej części, · funkcjonalność wydruku dokumentacji. Dokumentacja będzie traktowana jako zabezpieczona, jeśli dostęp do niej będą miały wyłącznie osoby upoważnione, będzie chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem oraz jej prowadzenie i przechowywanie będzie odbywało się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana. Te trzy warunki muszą być spełnione łącznie (§ 10 ust. ...
To szkolenie już się odbyło, zapraszamy do zapoznania się z naszą aktualną ofertą. W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt pod numerem 22 668 50 00. Szkolenia WARSZTATY DLA WYMAGAJĄCYCH DOKUMENTACJA PRACOWNICZA PO OSTATNICH ZMIANACH + PRAKTYCZNE WZORY DOKUMENTÓW Serdecznie zapraszamy do udziału w kompleksowym i praktycznym kompendium z zakresu dokumentacji pracowniczej, którego celem jest podsumowanie wszystkich ostatnich zmian. Podczas szkolenia zostaną omówione oraz przekazane uczestnikom praktyczne wzory dokumentów do zastosowania w codziennej pracy. prowadząca Monika FRĄCZEK W programie: Dane i dokumenty pozyskiwane od osób ubiegających się o zatrudnienie. Poprawny kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (omówienie wzoru takiego dokumentu): zakres danych, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu, informacje związane z RODO, a ubieganie się o zatrudnienie – kwestia zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz obowiązek przekazania określonych informacji o zasadach przetwarzania danych (stanowiska UODO w tej kwestii). Zakres dokumentów, których można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz miejsce ich przechowywania. Problematyka CV kandydata do pracy (stanowiska ekspertów w tej kwestii). Dane i dokumenty pozyskiwane od pracownika. Poprawne kwestionariusze (oświadczenia o danych) dla pracownika, w tym: oświadczenie o danych, których pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy, w tym przypadki, w których nie wolno pobierać od pracownika zgody na przetwarzanie danych osobowych, z uwzględnieniem: danej o niepełnosprawności oraz odbywaniu służby wojskowej zgodnie ze stanowiskami UODO, okoliczności, w jakich od pracownika żąda się danych o wykształceniu i stażu pracy oraz miejsce przechowywania dokumentów potwierdzających takie dane, jeżeli zostały pozyskane od pracownika. Oświadczenie o danych, które pracodawca może przetwarzać wyłącznie za zgodą pracownika ( stanowisko UODO w sprawie posługiwania się prywatnymi danymi kontaktowymi posiadanymi w aktach osobowych pracownika oraz inne praktyczne stanowiska UODO). Oświadczenie o danych ubezpieczeniowych oraz podatkowo – płacowych. Praktyczny wzór kwestionariuszy dla pracownika oraz stanowisko MRPiPS w sprawie pomocniczych wzorów kwestionariuszy osobowych. Zasady przetwarzania danych osoby zawiadamianej o wypadku – stanowisko MRPiPS na temat zgody takiej osoby oraz stanowisko UODO w kwestii przetwarzania danych nie pozyskanych bezpośrednio od konkretnej osoby fizycznej (omówienie wzoru dokumentu). Poprawne dane w umowie o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo (stanowisko MRPiPS i UODO w tej sprawie oraz wzór umowy na zastępstwo). Wynikające z RODO obowiązki informacyjne wobec pracownika (wzór klauzuli informacyjnej). Dokumenty przechowywane w części A i B akt osobowych, w tym: dokumenty umieszczane w „starych” i „nowych” aktach osobowych w przypadku pracowników, których dokumentacja pracownicza podlega dwóm okresom przechowywania zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS, miejsce przechowywania deklaracji ZUS (stanowisko MRPiPS oraz wyjątki od tego stanowiska – stanowisko MRPiPS w sprawie przechowywania dokumentów dotyczących pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze), miejsce przechowywania dokumentów podatkowych. Zakres danych i dokumentów gromadzonych w związku z epidemią Covid-19, w tym: dodatkowe dokumenty tworzone i gromadzone w związku z wykonywaniem pracy zdalnej – miejsce w dokumentacji pracowniczej, w którym takie dokumenty powinny być one przechowywane (praktyczne wzory przydatnych oświadczeń oraz wzór ewidencji pracy zdalnej), dokumenty gromadzone w związku z pobieraniem przez pracownika dodatku solidarnościowego (stanowisko UODO), dokumenty i dane gromadzone się na potrzeby ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (stanowisko UODO) oraz zasady i miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z potraceniami komorniczymi (stanowisko MRPiPS). Pozostałe dokumenty gromadzone w aktach osobowych pracowników, w szczególności: dokumenty stanowiące dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika w danym dniu albo stanowiące podstawę zwolnienia od pracy (stanowisko UODO w tej kwestii), dokumenty gromadzone związku z badaniem stanu trzeźwości (osoby, które mogą mieć dostęp do takich dokumentów zgodnie ze stanowiskiem UODO), zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników (praktyczne wzory oświadczenia i wniosków), miejsca w dokumentacji pracowniczej w jakich gromadzi się i przechowuje wnioski o urlopy: wypoczynkowe, bezpłatne, szkoleniowe, z tytułu pełnienia funkcji rodzicielskich, okolicznościowe, zakres dokumentów gromadzonych w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Dokumenty gromadzone w części C akt osobowych, ze szczególnym omówieniem świadectwa pracy, w tym: dane, które mogą być podawane w świadectwie pracy oraz zasady wydawania świadectwa pracy – nowe wykroczenie przeciwko prawom pracownika: niewydanie świadectwa pracy w terminie, zasady prostowania świadectwa pracy ( zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy), zasady kopiowania świadectwa pracy ( postać wniosków o kopię i miejsce ich przechowywania, zasady sporządzania kopii zgubionego świadectwa, termin na wydanie kopii, przypadki, w których o kopię świadectwa mogą wystąpić inne niż były pracownik uprawnione osoby, przypadki, w których za kopię można pobrać opłatę oraz takie, w których pracodawca może odmówić wydania kopii), przypadki, w jakich wraz ze świadectwem pracy koniecznie musi być wydawania informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i zasadach jej odbioru oraz przypadki, w których nie jest to obowiązkowe, pouczenie w treści świadectwa pracy oraz w oświadczeniu woli pracodawcy o zwolnieniu pracownika bez adresu sądu pracy (stanowisko MRPiPS). Karanie i nagradzanie pracowników – zasady gromadzenia dokumentów w części D akt osobowych (stanowisko MRPiPS) oraz dopuszczalność tworzenia rankingów pracowników (stanowisko UODO). Obowiązek aktualizacji danych posiadanych przez pracodawcę w dokumentacji pracowniczej – stanowisko MRPiPS na temat tego, w jaki sposób może to być dokonywane. Obowiązek i zasady dokonywania audytów dokumentacji pracowniczej – zgodnie ze stanowiskiem UODO. Zbiory dokumentów, które nie stanowią dokumentacji pracowniczej, w tym: dokumentacja BHP nie stanowiąca dokumentacji pracowniczej, dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie (okres ich przechowywania), zasady pozyskiwania danych i dokumentów na potrzeby ZFŚS (zgodnie ze stanowiskiem UODO) czas ich przechowywania i dokonywania ich audytu (stanowisko MRPiPS). Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej albo elektronicznej – najważniejsze zagadnienia praktyczne, w szczególności: pochodzące od pracodawcy dokumenty, które koniecznie muszą być podpisane podpisem odręcznym albo elektronicznym, wynikające z przepisów prawa pracy i z wykładni zasady „przechodzenia” na elektroniczną dokumentację pracowniczą, warunki przechowywania papierowej dokumentacji pracowniczej. Rodzaje obowiązków pracodawcy wobec pracownika, związane ze zmianą postaci dokumentacji pracowniczej, w tym: zakres obowiązków informacyjnych i termin na ich zrealizowanie, umożliwienie pracownikowi odebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, zasady postępowania z nieodebraną dokumentacją pracowniczą. Informacje dodatkowe pod nr telefonu: 22 668 50 00 Sprawdź także naszą nowość szczegóły e-szkolenia >> Sprawdź nasze pozostałe szkolenia oraz opinie uczestników: Prawo Pracy, Czas Pracy, Dokumentacja Pracownicza >> Płace, ZFŚS, Rozliczenia ZUS >> HR, ZZL >> Ochrona Danych Osobowych w HR, Kompleksowy Kurs ODO i RODO >> Poniżej przedstawiamy opinie z poprzednich szkoleń p. Moniki Frączek: „Ciekawy sposób prowadzenia szkolenia.” „Szkolenie jest bardzo dobrze zorganizowane, prowadzący kompetentny, ciekawie prowadzi zajęcia.” „Osoba prowadząca szkolenie.” „Styl prowadzenia szkolenia.” „Konkretne odpowiedzi i bardzo dobra znajomość.” „Duża ilość praktycznych przykładów.” „Kompetencja i doświadczenie wykładowcy, ciekawe kazusy.” „Powoływanie się na orzecznictwo.” „Dopasowanie trenera do grupy, sposób prowadzenia.” „Komunikatywność wykładowcy.” „Wiedza prowadzącego, tempo szkolenia, tematyka.” „Bardzo czytelny sposób prowadzenia prowadzącego.” „Zrozumiale i prostym językiem przedstawione zagadnienia oraz z przykładami.” „Dobry prowadzący i obsługa szkolenia.” „Sposób prowadzenia zajęć przez wykładowcę.” „Wysoki poziom przekazywanej wiedzy przez prowadzącego.” „Sposób prowadzenia szkolenia, rzeczowe przykłady.” „Organizacja szkolenia idealna, bez zarzutu.” „Organizacja, sposób prowadzenia.” „Prosty sposób omawiania zagadnień.” „Bardzo jasno i na przykładach przedstawiano poszczególne sytuacje.” „Elastyczny sposób prowadzenia szkolenia dostosowany do sugestii uczestników.” „Konkretnie, szczegółowo.” „Przekazywanie wiedzy przez prowadzącego.” „Sposób prowadzenia szkolenia – mobilizowanie uczestników do myślenia i udzielania odpowiedzi.” „Forma prowadzenia szkolenia.” „Kontakt prowadzącego z uczestnikami.” „Sposób prowadzenia szkolenia – dynamika, ekspresja, przykłady z życia.” „Odpowiadanie na pytania uczestników.” „Zawartość merytoryczna przekazanych materiałów.” „Czas trwania szkolenia, forma warsztatów.” „Podejście aktywizujące osoby prowadzącej szkolenie.” „Przygotowanie prowadzącego.”Resort pracy przyznaje, że elektroniczną możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej przewidywał już rządowy projekt ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, przygotowany w Ministerstwie Gospodarki. Dokumentację pracowniczą przechowujemy po ustaniu zatrudnienia przez liczbę lat wskazaną w przepisach, licząc od dnia wystawienia ostatniego dokumentu. Dokumentacja pracownicza Okres przechowywania Akta osobowe pracowników 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, z 2013 r. poz. 1440 ze zm. ) Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, z 2013 r. poz. 1440 ze zm.) od zmiana z 50 na 10 lat Dokumentacja powypadkowa 10 lat (art. 234 § 31 Kodeksu pracy) Ewidencja czasu pracy pracowników (art. 149 Kodeksu pracy) 3 lata od zakończenia okresu którego ewidencja dotyczy. Przyjmuje się 3 lata z uwagi na 3 –letni okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (art. 291 § 1 Kodeksu pracy) Ewidencja czasu pracy kierowców 3 lata od zakończenia okresu którego dotyczy (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 r.) Aktualizacja wpisu z dnia Na podstawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją okres przechowywania dokumentacji został zmieniony z 50 do 10 lat zmiana wejdzie w życie od Jeżeli pracownik tego nie zrobi, pracodawca może podjąć decyzję o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej; W związku ze zmianami w Kodeksie pracy i nowymi uprawnieniami pracowniczymi, w 2023 roku weszła w życie nowelizacja rozporządzenia w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Zakłada ona, że do części B akt osobowych Od 1 stycznia 2020 r. wszyscy pracodawcy muszą przestrzegać nowych przepisów w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jaka temperatura i wilgotność powinna być zachowana w pomieszczeniach, gdzie archiwizowana jest dokumentacja? Kontrola i rejestracja temperatury i wilgotności w procesie przechowywania dokumentacji pracowniczej Zgodnie z treścią § 8 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2020 Podatki. Rachunkowość. Prawo pracy. ZUS Odpowiednia temperatura i wilgotność Obowiązek zabezpieczenia odpowiedniej temperatury, wilgotności oraz dostępu osób nieupoważnionych należy odczytać pozytywnie i ze zrozumieniem. Problem pojawia się w próbie zdefiniowania co oznacza sformułowanie: odpowiednia temperatura i wilgotność? Obowiązek każdego pracodawcy od 1 stycznia 2020 r. Pytanie jest poważne, gdyż przepis ten zacznie obowiązywać każdego pracodawcę od Zgodnie z § 22 w/w rozporządzenia pracodawcy mieli 12 miesięcy (liczone od na dostosowanie warunków przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Resort pracy i PIP W tym zakresie wypowiedziało się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z oraz Państwowa Inspekcja Pracy z dnia W wyjaśnieniach czytamy: " [...] parametry w zakresie wilgotności i temperatury w pomieszczeniach przeznaczonych do przechowywania dokumentacji pracowniczej dla podmiotów prowadzących działalność w dziedzinie przechowywania takiej dokumentacji określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców." Zgodnie z par. 6 tego rozporządzenia w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać określone warunki wilgotności i temperatury. Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia wynoszą one: dla wilgotności względnej powietrza - od 45 do 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin +/- 5%, dla temperatury - od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu 2 stopni. Warunki wilgotności i temperatury powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki rejestrowane. Ponadto dokumentację papierową należy chronić przed: kurzem, pleśnią, zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie. W dalszej części wyjaśnień czytamy: "Dlatego też, zgodnie z ww. opinią resortu pracy (podzieloną przez Państwową Inspekcję Pracy), pracodawcy powinni brać pod uwagę powyższe parametry w przypadku samodzielnego przechowywania dokumentacji pracowniczej, gdyż ciąży na nich odpowiedzialność za popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 7 Jednocześnie jednak resort podkreślił, iż ocena zasadności ukarania pracodawcy w okolicznościach konkretnego przypadku i ustalenie wysokości kary, należy każdorazowo do Państwowej Inspekcji Pracy albo sądu pracy." Do pomiaru temperatury służą, jak wiadomo termometry, do pomiaru zaś wilgotności przyrządy zwane higrometrami. Spotyka się też określenie wilgotnościomierze. Temperaturę mierzymy w stopniach (w naszym kraju Celsjusza), a wilgotność powietrza w procentach. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2369) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dziennik Ustaw rok 2005 nr 32 poz. 284)
Akta pracownicze – okres przechowywania Zgodnie z nowymi przepisami okres przechowywania akt pracowniczych został skrócony z 50 lat do 10 lat licząc od daty ustania zatrudnienia z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Art.94 ust. 9b Kodeksu pracy. Pracodawca jest obowiązany w szczególności:
Magdalena PRAJSNAR HR&Payroll Senior w RSM Poland Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszło w życie wiele zmian w przepisach prawa pracy, które w zdecydowanej większości dotyczą zasad prowadzenia, przechowywania oraz postaci dokumentacji pracowniczej. Zmienił się również sam zakres gromadzonych dokumentów. Czy są to zmiany na lepsze? Zakres dokumentacji pracowniczej Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej od dnia 1 stycznia 2019 roku pracodawcy są zobowiązani prowadzić dokumentację pracowniczą dla każdego pracownika osobno. W skład takiej dokumentacji wchodzą: Akta osobowe pracownika Dokumenty związane z ewidencją czasu pracy Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego Karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą Karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej W ramach pierwszej głównej części dokumentacji pracowniczej, tj. akt osobowych, istotna zmiana dotyczy opisywania dokumentów przechowywanych w teczkach. Oczywistym udogodnieniem jest możliwość podzielenia części A, B i C akt osobowych na mniejsze części. Przykładowo, część B akt możemy podzielić tematycznie na część B1, gdzie będziemy przechowywać umowy pracownika wraz z aneksami do nich, a w części B2 – zaświadczenia lekarskie i potwierdzenia przebycia szkolenia okresowego BHP. Taki podział może znacznie przyspieszyć poszukiwanie konkretnych dokumentów i np. ich skopiowanie, kiedy zajdzie taka potrzeba. Poprzez wprowadzenie nowej części D, gdzie będą przechowywane dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, rozwiązany został nareszcie problem usuwania kar porządkowych z akt pracownika. W tym przypadku pracodawca jest zobligowany pogrupować dokumenty znajdujące się w części D, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. Takie rozwiązanie sprawia, że odchodzi obowiązek ponownego sporządzania opisu akt oraz zmiany numeracji dokumentów wpiętych do teczek po uwzględnieniu kary porządkowej. Kolejną zmianą, z którą administracja kadrowa musi liczyć się od 1 stycznia 2019 roku, jest konkretne wskazanie przez Ustawodawcę, jak należy postąpić z aktami pracowniczymi w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika u tego samego pracodawcy. Zgodnie z nowym art. 945 Kodeksu Pracy działy personalne kontynuują prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej, pod warunkiem, że ponowne zatrudnienie nastąpiło w okresie, gdy zakład pracy jest zobowiązany nadal przechowywać dokumentację danego pracownika. Zatrudniony nie będzie musiał zatem ponownie składać dokumentów, które są już w posiadaniu pracodawcy. Jeżeli wcześniej złożył kopię świadectw pracy i kopię świadectwa szkolnego, nie będzie musiał ponownie ich okazywać, a staż do urlopu wypoczynkowego zostanie naliczony zgodnie z posiadanymi już przez pracodawcę dokumentami. W Kodeksie Pracy do zestawienia danych osobowych, których może żądać pracodawca od już zatrudnionej osoby, został dopisany numer rachunku płatniczego. Do dnia 22 stycznia 2019 roku pracownicy, którzy do tej pory mieli wypłacane wynagrodzenie w gotówce, muszą zostać powiadomieni przez pracodawcę o konieczności podania numeru konta. Jeżeli pracownik chciałby nadal otrzymywać wynagrodzenie w formie gotówkowej, w przeciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia powinien złożyć do pracodawcy pisemną prośbę o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Taki wniosek zakład pracy od dnia 1 stycznia 2019 roku zobowiązany jest przechowywać wraz z dokumentacją związaną z wypłatą wynagrodzenia. W części związanej z czasem pracy, pracodawcy zostali zobowiązani do przechowywania kart ewidencji czasu pracy, których zawartość jest ściśle określona w Rozporządzeniu , oraz wszelkie wnioski i oświadczenia dotyczące czasu pracy, takie jak na przykład zgody wyrażane przez rodziców na pracę w nadgodzinach lub na delegowanie do innego miejsca pracy. OUTSORCING Zadania niezwiązane bezpośrednio z podstawową działalnością firmy uniemożliwiają Ci jej rozwój i skupienie się na najważniejszych obszarach? DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ Sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej Zgodnie z nowymi przepisami, każda ze wspomnianych części dokumentacji pracowniczej, niezależnie od siebie, może być przechowywana w dwóch formach: dotychczasowej - papierowej lub nowej - elektronicznej. Oznacza to, że pracodawca ma prawo postanowić, iż w formie elektronicznej będzie przechowywać dokumentację związaną z urlopami wypoczynkowymi, ale pozostałe części dokumentacji może pozostawić w formie papierowej. Każda zmiana formy prowadzenia dokumentacji obliguje do ściśle określonych działań: Zmiana z formy papierowej na elektroniczną – wymaga zeskanowania osobno każdego dokumentu, nadania mu właściwej nazwy (która pomoże w odnalezieniu konkretnego dokumentu u konkretnego pracownika), a następnie opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną Zmiana z formy elektronicznej na papierową – wymaga wydrukowania każdego dokumentu i ręcznego podpisania przez osobę do tego upoważnioną Decyzja o formie przechowywania dokumentacji nie jest narzucana i na szczęście jest odwracalna. Jeżeli pracodawca po roku prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej zdecyduje się jednak na formę papierową, to będzie mógł zmienić sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej w każdej chwili. Obowiązkiem będzie wówczas powiadomienie wszystkich pracowników (obecnych i byłych) o tej zmianie oraz o możliwości odebrania dokumentacji pracowniczej, wobec której pracodawca podjął decyzję o zmianie formy jej prowadzenia w przeciągu 30 dni od momentu otrzymania powiadomienia. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Kolejna istotna nowelizacja Kodeksu Pracy, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku, zmienia okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ustawodawca uzależnił ten okres głównie od daty zatrudnienia pracowników, których podzielił na 3 grupy: Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku – dokumentacja przechowywana bez zmian, czyli nadal przez 50 lat od momentu rozwiązania umowy Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 roku, a 31 grudnia 2018 roku – dokumentacja przechowywana przez okres 10 lat lub nadal przez 50 lat Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 roku – dokumentacja pracownicza przechowywana przez 10 lat W przypadku drugiej wymienionej powyżej grupy pracowników, okres ten zależy od postanowienia pracodawcy, który, podejmując decyzję o zastosowaniu skróconego okresu przechowywania dokumentów, jest zobowiązany do złożenia do ZUS druku OSW (oświadczenie o zamiarze przekazania raportów dla tej grupy pracowników), a następnie raportów imiennych RIA, które mają zastąpić składanie papierowych druków Rp-7 tj. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu za cały okres zatrudnienia pracownika lub zleceniobiorcy. W związku z powyższymi zmianami, pracodawca został zobowiązany do wydania dodatkowej informacji każdemu byłemu pracownikowi wraz ze świadectwem pracy oraz każdemu nadal zatrudnionemu pracownikowi, w przypadku, gdy zdecyduje się na skrócenie okresu przechowywania akt osobowych. Informacja taka powinna zawierać powiadomienie o okresie przechowywania teczek personalnych, możliwości ich odbioru po upływie obowiązkowego okresu przechowywania akt przez pracodawcę, a także o obowiązującym terminie zniszczenia dokumentacji, jeżeli pracownik nie zdecyduje się na jej odebranie w wyznaczonym terminie. Wiele z opisanych wyżej zmian to, w mojej ocenie, zmiany na lepsze. Pracodawcy będą mogli przechowywać dokumenty w każdej z części akt osobowych w sposób ułatwiający ich szybkie odszukanie, nie będzie też potrzeby ich modyfikowania w przypadku usunięcia z teczki pracownika druku nagany lub upomnienia. Zakłady pracy będą mogły przechowywać dokumentację w sposób dogodny dla nich w danym momencie: w formie elektronicznej lub papierowej. Zmiany formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej będą zdecydowanie mniej uciążliwe dla małych lub średnich pracodawców, którzy zatrudniają niewielu pracowników. Trudniej będą miały wielkie korporacje zatrudniające kilkaset lub więcej osób. Digitalizacja dokumentacji w takich firmach może być czasochłonna i kosztowna. Niemniej, to właśnie wielkie zakłady pracy mogą zyskać na zmianach najwięcej; mogą zredukować koszty związane z przechowywaniem papierowej dokumentacji, w łatwy i szybki sposób wyszukają wymagany dokument bez względu na okres zatrudnienia pracownika, którego dokumenty są analizowane. Zmniejszy się również ryzyko zagubienia lub zniszczenia dokumentacji w związku z pożarem czy powodzią. Łyżką dziegciu w tej beczce miodu mogą być z kolei zmiany dotyczące okresu przechowywania dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy. Do dnia 31 grudnia 2018 roku pracodawca był zobowiązany przechowywać karty czasu pracy przez 3 lata, tj. do czasu przedawnienia roszczeń. Teraz okres ten znacznie się wydłużył. Czy wprowadzone zmiany w Prawie Pracy okażą się zmianami na lepsze? Jak to zwykle bywa, każdy z pracodawców będzie musiał przekonać się o tym sam. CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ? Zapisz się do Newslettera RSM Poland, aby być na bieżąco w kwestiach prawa, finansów i podatków. Skorzystaj z wiedzy ekspertów już dzisiaj. Zapisz się
Jak zatem wyglądają terminy przechowywania dokumentów? Zasadniczo, większość dokumentów księgowych musi być przechowywana przez okres 5 lat, liczony od końca roku następującego po roku obrotowym. To oznacza, że dowody z roku 2017 powinny być przechowywane do końca 2023 roku.
okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wzór
